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Ce qu’il faut savoir sur la location de photocopieur professionnel

11 juin 2019

En termes de communication, plusieurs exigences s’imposent aux entreprises et sociétés. Différents types de papiers doivent être scannés, imprimés et photocopiés. Pour le traitement de ses documents au quotidien, toute organisation doit alors disposer d’un photocopieur. Vous pouvez acheter cette machine si votre budget vous le permet. Mais la location s’avère être une option plus intéressante !

L’intérêt de louer un photocopieur professionnel

Dans l’univers professionnel, on parle aujourd’hui d’un appareil multifonction numérique. Un seul périphérique assure l’impression, la copie et le scan des documents. Ce sont donc les avantages de la location longue durée d’un photocopieur multifonction que nous allons aborder dans cet article.

Si l’on compare entre la totalité des mensualités d’un photocopieur et le prix d’achat de cette machine, l’achat est relativement moins onéreux. Ce n’est pourtant pas pour rien qu’une grande partie des entreprises françaises approuvent la location.

photocopieur professionnel

La location de photocopieur est particulièrement profitable pour les petites et moyennes entreprises. Cette option d’acquisition vous évite une sortie d’argent de départ importante. Grâce aux paiements échelonnés, votre trésorerie ne risque pas de souffrir. Vous aurez toujours des actifs disponibles pour assurer le fonctionnement de votre activité.

Par ailleurs, les loyers de votre photocopieur seront déductibles de vos charges d’exploitation, ce qui vous fera bénéficier de la réduction de votre résultat imposable.

La location d’imprimante multifonction est également une option flexible. Vous pouvez louer l’appareil sur une longue période (de 36 à 60 mois). Vous aurez également la possibilité de changer votre parc de photocopieurs, même en cours de contrat. Étant donné l’évolution constante du marché des photocopieurs, ceci vous permettra de profiter des avancées technologiques des appareils.

En règle générale, un contrat de location comporte un contrat de maintenance. En cas de dysfonctionnement de l’appareil, un technicien interviendra rapidement dans votre local pour y remédier. Votre fournisseur peut également vous approvisionner en consommables (cartouches d’encre) et pièces de rechange.

Comment louer son photocopieur d’entreprise ?

Il convient de souligner que le contrat de location de photocopieur est dépourvu d’une option d’achat à l’issue du délai établi. Le photocopieur est simplement proposé en location financière. Le prix de la location d’un photocopieur dépend de vos besoins, de la taille de votre entreprise, ainsi que de votre budget mensuel.

Avant de vous engager pour une location, faites attention aux éventuels pièges, en vérifiant par exemple scrupuleusement le contrat de location. Méfiez-vous d’une convention abusive et de certaines clauses qui peuvent faire gonfler la facture, comme la durée. Il est conseillé d’opter pour un délai inférieur à quatre ans. Au terme du contrat, vous pourrez reformuler vos besoins et négocier les tarifs, voire trouver un autre fournisseur si cela s’avère nécessaire.

La résiliation et la reconduction du contrat sont également à vérifier. Sans manifestation de votre part, le contrat est reconduit automatiquement pour une année. Si vous souhaitez le résilier, le préavis (de trois à six mois) doit être mentionné préalablement dans le contrat.

La souplesse du contrat constitue un point essentiel. Il en est de même pour les modalités d’installation et de déploiement. Vous devrez également être attentif au contrat de maintenance et au calcul du contrat. Faites-vous conseiller par un expert pour être certain de faire le bon choix. Demandez également plusieurs devis chez des fournisseurs différents, pour comparer tarifs et qualité de prestation.

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