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Tampons d’entreprise : pourquoi est-il impossible de s’en passer ?

1 octobre 2019

Ronds, rectangles, en bois, en métal… Les tampons d’entreprise constituent des éléments indispensables parmi les fournitures de bureau pour entreprise. Mais sont-ils réellement indispensables ? Quels sont les différents types de tampons existants ? Ont-ils une valeur juridique ? On fait le point.

Les différents types de tampons d’entreprise

Il existe différents types de tampons que ce soit pour classer, informer, clore une transaction ou un dossier, etc. Des cachets que l’on retrouve également dans différents départements comme la comptabilité, le marketing, le service commercial, etc. Un spécialiste de la fabrication de tampons peut d’ailleurs vous aider à choisir le cachet adapté à vos besoins. Il y a par exemple :

Le tampon signature

Ce tampon offre un véritable gain de temps pour les responsables qui doivent quotidiennement signer de nombreux papiers (contrats, factures, devis, chèques…). En cas d’absence du responsable, il permet au remplaçant de continuer à traiter les documents nécessitant une signature.

Pour les documents importants, nécessitant une consultation avant validation, les responsables peuvent se créer leur propre tampon signature pour un usage exclusif.

Le tampon logo ou professionnel

C’est un tampon qui, comme son nom l’indique, contient le logo de l’entreprise. Il peut être utilisé par presque tous les collaborateurs, quel que soit leur service. Néanmoins, c’est surtout les commerciaux qui s’en servent. Il appuie l’image et la reconnaissance de l’entreprise.

Tampons d’entreprise

Le tampon “carte de fidélité”

Vous avez déjà utilisé ces petites cartes de fidélité qui vous permettent de récolter des points et d’obtenir ensuite une remise ou un cadeau ? Pour marquer ces cartes de fidélité, les entreprises utilisent également un tampon. De très petite taille, le tampon doit s’adapter à l’espace où il sera apposé.

L’importance de personnaliser son tampon

Vous êtes auto-entrepreneur ? Une entreprise ? Un artisan ? Un commerçant ? Quel que soit votre métier, il est important et indispensable de personnaliser votre tampon. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’à chaque tampon, son métier.

Le tampon d’une grande entreprise sera différent de celui du commerçant. Différents dans les mentions, dans la forme, dans l’usage etc. Le service comptable par exemple utilisera un tampon spécifique pour les factures, les recouvrements, les fournisseurs, etc. Même chose pour la direction ou le secrétariat.

Tampon d’entreprise : une valeur juridique ?

Contrairement aux idées reçues, le tampon n’a aucune valeur juridique. Et pour cause, les cachets d’entreprise ne sont là que pour apporter des informations sur l’utilité du tampon (exemple : « Payer » / « Dossier classé » / « Confidentiel »…) Pour les grands tampons ou pour les tampons plus « officiels » intégrer des mentions utiles sur l’identification de l’entreprise sont très utiles comme le nom de la société ou dénomination sociale, sa forme juridique (SARL, EIRL, SAS…), son siège social, le numéro d’identification (SIRET, APE, SIREN, RCS) et les coordonnées de contact (email, téléphone, fax…).

Sur les documents officiels, ces mentions sont par contre obligatoires. Le tampon n’est là que pour transmettre ou rappeler ces informations. Il ne peut pas non plus se substituer à une signature mais peut accompagner celle-ci. Outre d’apposer le cachet et la signature, on l’accompagne généralement de la date du jour.

Et bien qu’il n’ait pas de valeur juridique, le tampon de l’entreprise doit être remis au mandataire judiciaire en cas de liquidation judiciaire.

Comment choisir son tampon encreur ?

Vous recherchez un tampon encreur adapté à vos besoins ? Ces derniers s’adaptent à tout type d’utilisation. Indispensables au quotidien, et permettant aux collaborateurs de s’organiser, les tampons participent au bon fonctionnement de l’entreprise.

Ils permettent par exemple de trier le courrier ou de les utiliser comme timbre. De plus, ils servent également à trier les documents importants et à les classifier selon une procédure propre au fonctionnement du service concerné.

Personnalisable si besoin, le tampon s’adapte à un usage intensif. Son ergonomie et sa grande résistance offrent un bon confort d’utilisation avec un rendu propre et net à la fois.

Pour choisir votre tampon encreur, vous pouvez choisir entre un tampon encreur automatique ou un tampon encreur standard. Il existe également des modèles plus compacts et qui sauront vite trouver leur place dans votre sac lors de vos déplacements.

Vous êtes agriculteur ou dans l’agro-alimentaire ? Vous devrez vous équiper des tampons encreurs spéciaux pour pouvoir les apposer sur vos produits (œufs, viandes…). Des tampons obligatoires qui permettront d’assurer leur traçabilité et de mesurer la qualité des produits. Il sera mentionné sur ses derniers, les dates clés (production/péremption) sans oublier, les informations d’hygiène.

On comprendra donc que les mentions concernant le tampon encreur sont en fonction du métier et du statut de l’utilisateur. Même si comme on le sait, il n’est pas obligatoire, certaines institutions telles que les banques, les services publics, etc. demandent parfois le cachet d’entreprise pour authentifier les documents de l’entreprise.

Quelles mentions pour un tampon professionnel ?

Il existe des mentions indispensables, voire obligatoires, selon les métiers. En effet, conformément à l’article R123-237 du Code du commerce, vous devez inclure pour tamponner vos documents administratifs et commerciaux, les mentions suivantes sur vos tampons professionnels :

– Le nom de l’entreprise / professionnel

– L’adresse du siège social

– Les coordonnées du contact

– La forme juridique

– Le capital (montant)

– Le numéro d’identification (SIREN, SIRET, code APE, code NAF)

– La mention RCS avec le nom de la ville du greffe

– Le numéro de TVA intracommunautaire

Tampons d’entreprise

À noter qu’un tampon professionnel peut aussi être utilisé dans une profession libérale. Il va faciliter l’identification de l’utilisateur (docteur, avocat, artisan…) ou d’un service (chirurgie, hôpital, département…). On veillera donc à inclure :

– Le nom de l’utilisateur

– La profession et/ou le service dans lequel il exerce

– La société et/ou le logo

– Les coordonnées de contact (Téléphone, fax, email…)

L’espace étant restreint, il est important de définir les informations les plus utiles à mettre sur le tampon encreur en veillant également à ce qu’il soit lisible et complet à la fois. Les conseils et l’intervention d’un professionnel expérimenté peuvent être très utiles.

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